Bereichsleitung ist nicht gleich Bereichsleitung
So funktionieren Benutzerrechte in stepnova
Was braucht eine Bereichsleitung in stepnova? Welche Arbeitsbereiche sollte sie sehen können? Und welche Funktionen sollte sie bearbeiten dürfen?
Die Antwort lässt sich nicht allein anhand der Position geben.
Denn eine Bereichsleitung kann in einer Einrichtung ganz unterschiedliche Aufgaben und Verantwortlichkeiten haben. Während die eine Person hauptsächlich den Überblick über laufende Prozesse und Auswertungen benötigt, arbeitet eine andere selbst in der Dokumentation oder übernimmt zusätzlich administrative Aufgaben.
In stepnova wird ein Benutzerkonto deshalb nicht einfach nach der Stellenbezeichnung eingerichtet. Entscheidend ist vielmehr, welche Aufgaben die jeweilige Person tatsächlich übernimmt.
Nicht die Position entscheidet, sondern die Aufgabe
„Bereichsleitung“ beschreibt zunächst eine Funktion innerhalb einer Einrichtung. Daraus lässt sich aber nicht automatisch ableiten, welche Informationen und Funktionen eine Person in stepnova benötigt.
Ein Benutzerkonto legt fest, welche Arbeitsbereiche, Bereiche, Editoren und Schnittstellen für die jeweilige Person sichtbar und nutzbar sind.
Das bedeutet: Zwei Bereichsleitungen können in derselben Einrichtung unterschiedliche Berechtigungen benötigen.
Beispiel 1: Die Bereichsleitung braucht vor allem den Überblick
Eine Bereichsleitung, die hauptsächlich steuernde oder koordinierende Aufgaben übernimmt, benötigt möglicherweise vor allem einen Überblick über bestimmte Daten und Prozesse.
Für sie können beispielsweise Übersichten und Auswertungen im Vordergrund stehen.
Sie muss dann nicht zwangsläufig alle Bereiche bearbeiten können, in denen die Fachkräfte täglich dokumentieren. Aber sie braucht einen übergeordneten Zugriff auf alle wichtigen Informationen und Dokumentationen.
Beispiel 2: Die Bereichsleitung arbeitet selbst in der Dokumentation
Vielleicht ist die Bereichsleitung aber auch unmittelbar in die Arbeit mit den Teilnehmenden eingebunden.
Dann benötigt sie die entsprechenden Arbeitsbereiche, um selbst Dokumentationen vorzunehmen und Informationen zu bearbeiten.
Welche Arbeitsbereiche dafür konkret relevant sind: Teilnehmerdaten; Beratung; Beruf; Anwesenheit, LuV / FöP und Qualifizierung, ggf. EMAW.
Hier zeigt sich bereits ein wichtiger Punkt: Die Bezeichnung „Bereichsleitung“ sagt noch nichts darüber aus, ob die Person nur Informationen einsehen oder auch Inhalte bearbeiten soll.
Beispiel 3: Die Bereichsleitung übernimmt zusätzlich administrative Aufgaben
In manchen Einrichtungen übernimmt eine Bereichsleitung neben ihren fachlichen Aufgaben auch administrative Aufgaben innerhalb von stepnova.
Dann kann ein entsprechend umfangreicheres Berechtigungsprofil sinnvoll sein. Dazu können beispielsweise weitere Editoren oder Funktionen der Kundenadministration gehören.
Welche konkreten Funktionen über die Kundenadministration möglich sind: Einstellungen des Zugriffberechtigungskonzept sowie globale und maßnahmespezifische Einstellungen der Datenbank.
Auch hier gilt: Die Berechtigungen ergeben sich aus den tatsächlichen Verantwortlichkeiten der Person und nicht allein aus ihrer Stellenbezeichnung.
Ein Benutzerkonto wird passend zu den Aufgaben eingerichtet
Genau darin liegt der Unterschied zu einem starren Rollenmodell.
Es gibt nicht zwangsläufig ein festes Paket nach dem Muster:
Bereichsleitung = Berechtigungsprofil A
Stattdessen stellt sich zunächst die Frage:
Welche Aufgaben übernimmt diese Person in der Einrichtung?
Daraus lässt sich ableiten, welche Bereiche sie sehen, welche Informationen sie bearbeiten und welche Funktionen sie nutzen können soll.
Die konkrete Zusammenstellung hängt dabei von den Aufgaben und Verantwortlichkeiten der jeweiligen Person ab.
Warum diese Flexibilität wichtig ist
Einrichtung ist nicht gleich Einrichtung. Und auch innerhalb einer Einrichtung können die Aufgaben einzelner Personen unterschiedlich verteilt sein.
Eine Bereichsleitung kann fachlich arbeiten, organisatorische Verantwortung übernehmen, selbst dokumentieren oder zusätzlich administrative Aufgaben übernehmen.
Entsprechend unterschiedlich kann auch ihr Bedarf in stepnova sein.
Deshalb sollte nicht die Stellenbezeichnung darüber entscheiden, welche Berechtigungen eine Person erhält, sondern ihre tatsächliche Aufgabe in der Einrichtung.
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