FAQ Häufige Fragen von Bereichsleitungen zu stepnova

Welche Möglichkeiten bietet stepnova für Bereichsleitungen und die Geschäftsführung?

Welche Informationen lassen sich in stepnova einsehen? Welche Rechte benötigt eine Bereichsleitung? Welche Auswertungen stehen zur Verfügung und wie lassen sich Zugriffsrechte passend zu den jeweiligen Aufgaben gestalten?

Wir haben die häufigsten Fragen aus Gesprächen mit Bereichsleitungen, Geschäftsführungen und Führungskräften gesammelt und geben in unseren FAQs einen Überblick darüber, wie stepnova Leitungen im Arbeitsalltag unterstützen kann und welche Möglichkeiten ihnen je nach Aufgabenbereich und Berechtigungen zur Verfügung stehen.

Was kann eine Bereichsleitung mit stepnova machen?

In stepnova erhält eine Bereichsleitung einen eigenen, auf ihren Verantwortungsbereich zugeschnittenen Blick auf die Software. Je nach Konfiguration kann sie beispielsweise als Standort- bzw. Bereichsadministratorin eingerichtet werden: Sie verwaltet Konten und Rollen ihrer Mitarbeitenden, passt Arbeitsbereiche und deren Sichtbarkeit an und behält per Knopfdruck den Überblick über Maßnahmen, Teilnehmende und offene Fristen in ihrem Bereich – ohne Zugriff auf Bereiche zu benötigen, die sie nichts angehen.

Welche Informationen kann eine Bereichsleitung in stepnova einsehen?

Die Sichtbarkeit von Informationen folgt in stepnova dem Prinzip „so wenig wie möglich, so viel wie nötig". Eine Bereichsleitung sieht die Daten, Maßnahmen, Dokumentationen und Auswertungen ihres eigenen Standorts bzw. Bereichs, nicht aber die globale Administration der Gesamteinrichtung oder Daten anderer, ihr nicht zugeordneter Bereiche. Der konkrete Umfang – etwa Teilnehmerdaten, Förderpläne oder Gesprächsdokumentationen – wird individuell über das Rechtekonzept der jeweiligen Einrichtung festgelegt.

Welche Benutzerrechte braucht eine Bereichsleitung in stepnova?

Damit eine Bereichsleitung ihren Bereich eigenständig steuern kann, braucht sie in der Regel Rechte auf Standort- bzw. Kontoebene: die Berechtigung, Konten und Rollen ihrer Mitarbeitenden zu verwalten, Arbeitsbereiche zuzuweisen und Auswertungen für ihren Zuständigkeitsbereich abzurufen. stepnova bildet solche Rechte über ein mehrstufiges, vererbbares Berechtigungssystem ab, sodass Bereichsleitungen genau die Rechte erhalten, die zu ihrer Rolle passen – nicht mehr und nicht weniger.

Was muss eine Bereichsleitung in stepnova sehen können?

Um ihrer Steuerungsverantwortung nachzukommen, sollte eine Bereichsleitung mindestens einen Überblick über laufende Maßnahmen, den Stand der Dokumentation, anstehende Fristen und Wiedervorlagen sowie zusammenfassende Auswertungen ihres Bereichs erhalten. Da sich die Sichtbarkeiten in stepnova individuell konfigurieren lassen, kann jede Einrichtung selbst festlegen, welche dieser Informationen für die jeweilige Bereichsleitung tatsächlich relevant und freigeschaltet sind.

Kann eine Bereichsleitung in stepnova Daten auch bearbeiten?

Ja. Je nach zugewiesener Rolle kann eine Bereichsleitung nicht nur einsehen, sondern auch aktiv bearbeiten – etwa Konten und Rollen ihrer Mitarbeitenden anlegen oder anpassen, Arbeitsbereiche und deren Sichtbarkeit ändern oder in der Fachdokumentation selbst Einträge vornehmen. Eingeschränkt bleiben in der Regel nur übergeordnete, standortübergreifende Einstellungen, die der Gesamtadministration der Einrichtung vorbehalten sind.

Wie bekommt eine Bereichsleitung mit stepnova einen Überblick über ihre Bereiche?

stepnova bündelt die relevanten Informationen eines Bereichs zentral: Über Filter- und Auswertungsfunktionen lassen sich Maßnahmen, Teilnehmende, Dokumentationsstände und Fristen auf einen Blick anzeigen, statt sie mühsam aus einzelnen Akten zusammenzutragen. Ergänzt wird das durch eine Wiedervorlage- und Benachrichtigungsfunktion, die automatisch auf offene Fristen und anstehende Aufgaben hinweist.

Welche Auswertungen und Berichte kann eine Bereichsleitung in stepnova nutzen?

stepnova bietet Auswertungen „per Knopfdruck": Bereichsleitungen können ihre Daten fachübergreifend auswerten, gezielt filtern und individuell aufbereitet ausgeben – etwa um den Stand von Maßnahmen oder Kennzahlen ihres Bereichs zu prüfen. Welche konkreten Auswertungen und Berichte zur Verfügung stehen, hängt von der gebuchten Edition (Starter, Basic, Professional) und den aktivierten Modulen ab.

Kann stepnova unterschiedliche Benutzerrollen und Berechtigungen abbilden?

Ja, das ist ein Kernprinzip der Software. stepnova organisiert Berechtigungen auf mehreren Ebenen – von der Gesamteinrichtung über den Standort bis zum einzelnen Konto und dessen Rolle – und vererbt Einstellungen von oben nach unten, wobei sie auf jeder Ebene individuell angepasst werden können. So lassen sich beliebig viele Rollen abbilden, von der Bereichsleitung über Ausbildende und Sozialpädagog*innen bis zur reinen Sachbearbeitung.

Wie werden die Zugriffsrechte an die Aufgaben der Mitarbeitenden angepasst?

Jedes Konto in stepnova wird einer Berufsgruppe bzw. Funktion zugeordnet und kann zusätzlich mit einer oder mehreren Rollen versehen werden, die genau die Arbeitsbereiche freischalten, die für diese Aufgabe nötig sind. Administrator*innen – etwa eine Bereichsleitung mit entsprechenden Rechten – können diese Zuordnung jederzeit anpassen, und mit dem Modul zur Benutzerrechtesimulation lässt sich vorab prüfen, welche Sichtbarkeiten und Funktionen eine Rolle tatsächlich mit sich bringt.

Wie unterstützt stepnova Bereichsleitungen bei Dokumentation und Qualitätssicherung?

stepnova führt die fachliche Dokumentation – etwa Förderpläne, Gesprächs- und Maßnahmendokumentation – inklusive digitaler Signatur an einem zentralen Ort zusammen, sodass Bereichsleitungen den Dokumentationsstand jederzeit nachvollziehen können. Fristen- und Wiedervorlagefunktionen sorgen dafür, dass nichts liegen bleibt, und die hohen Datenschutzstandards der Software (u. a. ausgezeichnet mit dem Datenschutz-Gütesiegel des ULD) erleichtern zusätzlich interne Qualitätsmanagement- und Datenschutzprüfungen.

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→ stepnova Präsentation anfragen: interesse@ergovia.de oder 0431 982 60 60