Teilnehmerdokumentation von der Aufnahme bis zum Austritt mit stepnova
Wie läuft der Teilnehmerprozess in stepnova ab?
Ein Teilnehmer kommt zu einem Bildungsträger. Ab diesem Moment entstehen Informationen.
Zuerst geht es um die Aufnahme und die wichtigsten Stammdaten. Dann folgt die Zuordnung zu einer Maßnahme. Während der Teilnahme kommen Anwesenheiten, Gespräche, Förderplanung, Ziele, Entwicklungen und weitere Dokumentationen hinzu.
Am Ende steht die Austrittsdokumentation.
Was dabei schnell sichtbar wird: Die Informationen entstehen nicht alle auf einmal. Sie bauen aufeinander auf und gehören zu einem gemeinsamen Prozess.
Genau diesen Prozess bildet stepnova ab.
1. Die Aufnahme: Die ersten Informationen entstehen
Am Anfang steht die Aufnahme eines Teilnehmers.
In stepnova können unter anderem folgende Informationen erfasst werden:
- Stammdaten
- Kontaktdaten
- relevante Angaben zur Teilnahme
- ggf. Kostenträger / Zuweisung
- Maßnahme
- ggf. Zuweisung der Teilnehmerdaten über die EMAW-Schnittstelle
Damit entsteht der erste Datensatz.
Doch damit ist die Dokumentation noch lange nicht abgeschlossen.
2. Die Zuordnung zur Maßnahme
Im nächsten Schritt wird der Teilnehmer einer Maßnahme zugeordnet.
Damit bekommt der Datensatz einen konkreten Kontext:
An welcher Maßnahme nimmt die Person teil?
Wann beginnt die Teilnahme und wie lange dauert sie?
Welche Informationen gehören zu dieser Maßnahme?
Die Informationen aus der Aufnahme stehen dabei nicht für sich. Sie werden mit der Maßnahme und den weiteren Dokumentationsprozessen verbunden.
3. Während der Teilnahme entstehen laufend neue Informationen
Jetzt wird es besonders interessant.
Denn während der Teilnahme wächst die Dokumentation Schritt für Schritt.
Zum Beispiel durch:
- Anwesenheits- und Fehlzeiten
- Gespräche
- Förderplanung
- Ziele und Zielvereinbarungen
- Entwicklungen
- ggf. Dokumente
- weitere Maßnahmen bzw. Schritte
- Berichte und Nachweise für den Auftraggeber
- Austausch mit dem Jobcenter oder der Arbeitsagentur
- ggf. Kommunikation über die EMAW-Schnittstelle
Dabei geht es nicht darum, möglichst viele Informationen zu sammeln.
Entscheidend ist, dass die Informationen zum Teilnehmer und zu seiner Maßnahme miteinander verbunden bleiben.
So entsteht im Laufe der Teilnahme ein immer vollständigeres Bild des bisherigen Verlaufs.
4. Der Austritt: Die Dokumentation wird abgeschlossen
Irgendwann endet die Teilnahme.
Auch jetzt entstehen noch wichtige Informationen:
- Austrittsdatum
- Austrittsgrund / weitere Informationen
- Verbleibsdokumentation
- abschließende Dokumentation
- ggf. Berichte / Nachweise
- Nachbetreuung
Damit endet der Prozess – aber nicht einfach mit dem letzten Eintrag.
Denn die während der gesamten Teilnahme entstandenen Informationen bilden gemeinsam die Dokumentation dieses Teilnehmers.
Vom ersten Eintrag bis zum Austritt
Schauen wir noch einmal auf den gesamten Prozess:
Aufnahme → Maßnahme → laufende Dokumentation → Entwicklung und Ziele → weitere Schritte → Austritt
An jeder Stelle kommen neue Informationen hinzu.
Und genau hier zeigt sich der Unterschied zwischen einzelnen Dokumentationsaufgaben und einem durchgängigen Prozess:
Die Informationen rund um einen Teilnehmer entstehen über einen längeren Zeitraum. Sie gehören zusammen und werden für unterschiedliche Aufgaben benötigt.
stepnova begleitet diesen Prozess von der Aufnahme bis zum Austritt.
So bleiben Teilnehmerdaten, Maßnahme und laufende Dokumentation miteinander verbunden – und die Informationen stehen dort zur Verfügung, wo sie im Arbeitsalltag benötigt werden.
