Wie löst stepnova die Herausforderungen von Bildungsträgern?

Von verstreuten Informationen zu klaren Prozessen

Im letzten Beitrag ("Welche Probleme löst stepnova") haben wir gezeigt, welches Problem viele Bildungsträger im Alltag kennen: Wichtige Informationen sind vorhanden, liegen aber häufig an unterschiedlichen Stellen.

Teilnehmerdaten, Dokumentationen, Förderziele, Anwesenheiten und Berichte gehören zusammen. Wenn sie in verschiedenen Ablagen oder Systemen liegen, müssen Mitarbeitende sie immer wieder suchen, abgleichen und zusammenführen.

Doch wie lässt sich dieses Problem lösen?

Schauen wir wieder bei Frau Fischer und Herrn Kaya vorbei.

Der Arbeitsalltag von Frau Fischer: Wichtige Informationen auf einen Blick

Frau Fischer arbeitet als Bildungsbegleiterin bei einem Bildungsträger. Vor einem Gespräch mit einem Teilnehmer möchte sie sich einen Überblick über die bisherige Dokumentation verschaffen.

Welche Ziele wurden vereinbart? Welche Entwicklung wurde dokumentiert? Welche Gespräche und Maßnahmen haben bereits stattgefunden?

Wenn diese Informationen an verschiedenen Stellen liegen, beginnt die Vorbereitung oft mit der Suche.

stepnova bringt die Informationen zusammen, die für die Arbeit mit dem Teilnehmer relevant sind. In der digitalen Teilnehmerakte können Mitarbeitende zentrale Informationen strukturiert erfassen und dokumentieren.

So lassen sich unter anderem:

• Teilnehmerdaten
• Dokumentationen
• Förderziele
• Gesprächsverläufe
• Anwesenheiten
• Entwicklungen

im Zusammenhang betrachten.

So können Mitarbeitende bisherige Dokumentationen nachvollziehen und wichtige Informationen für die weitere Arbeit schneller finden.

🎯 Förderplanung und Entwicklung nachvollziehbar begleiten

In Bildungs- und Reha-Prozessen geht es nicht nur darum, Informationen zu dokumentieren.

Entscheidend ist auch, Entwicklungen über einen längeren Zeitraum nachvollziehen zu können.

Mit stepnova können Bildungsträger Förderplanungen, Zielvereinbarungen und Verlaufsdokumentationen strukturiert abbilden.

Dadurch bleibt nachvollziehbar:

• Wo steht der Teilnehmer aktuell?
• Welche Ziele wurden vereinbart?
• Welche Schritte wurden bereits umgesetzt?
• Welche Entwicklung ist erkennbar?
• Welche Unterstützung ist als Nächstes erforderlich?

Statt einzelne Dokumente aus verschiedenen Ablagen zusammenzusuchen, können Informationen strukturiert dokumentiert und im Zusammenhang betrachtet werden.

Der Arbeitsalltag von Herrn Kaya: Informationen für Verwaltung und Nachweise zusammenführen

Auch Herr Kaya aus der Verwaltung kennt die Herausforderung aus dem vorherigen Beitrag.

Für Berichte, Nachweise und andere Verwaltungsaufgaben benötigt er Informationen aus verschiedenen Bereichen. Teilnehmerdaten müssen aktuell sein, Maßnahmen müssen nachvollziehbar verwaltet und vorhandene Informationen für weitere Prozesse genutzt werden können.

stepnova unterstützt dabei, zentrale Informationen in einer gemeinsamen Arbeitsumgebung zusammenzuführen.

Das erleichtert beispielsweise:

• die Teilnehmerverwaltung
• die Maßnahmenverwaltung
• die strukturierte Dokumentation
• das Berichtswesen
• die Vorbereitung von Nachweisen

So müssen Informationen nicht für jeden Prozess erneut an unterschiedlichen Stellen zusammengesucht werden.

📅 Prozesse miteinander verbinden

Der Arbeitsalltag eines Bildungsträgers besteht aus vielen Aufgaben, die miteinander zusammenhängen.

Ein Teilnehmer nimmt an einer Maßnahme teil. Anwesenheiten werden dokumentiert. Entwicklungen werden festgehalten. Ziele werden begleitet. Informationen werden für Berichte und Nachweise benötigt.

Diese Prozesse sollten deshalb nicht isoliert voneinander betrachtet werden.

stepnova bildet zentrale Bereiche in einer gemeinsamen Arbeitsumgebung ab:

• Teilnehmerverwaltung
• digitale Teilnehmerdokumentation
• Anwesenheitserfassung
• Maßnahmenverwaltung
• Verlaufsdokumentation
• Förderplanung und Zielverfolgung
• Berichtswesen

Dadurch entsteht eine gemeinsame Grundlage für die verschiedenen Aufgaben im Arbeitsalltag.

📁 Die digitale Teilnehmerakte als gemeinsame Grundlage

Eine zentrale Grundlage dafür ist die digitale Teilnehmerakte.

Sie bündelt die Informationen, die zum jeweiligen Teilnehmer gehören, an einem zentralen Ort. Statt verschiedene Dateien, Akten und Systeme durchsuchen zu müssen, können Mitarbeitende relevante Informationen direkt in der digitalen Teilnehmerakte finden.

Das schafft:

• mehr Übersicht
• schnelleren Zugriff auf relevante Informationen
• eine gemeinsame Informationsgrundlage für Mitarbeitende
• bessere Nachvollziehbarkeit von Entwicklungen und Dokumentationen

Gerade wenn mehrere Mitarbeitende an einem Bildungs- oder Reha-Prozess beteiligt sind, hilft eine gemeinsame Informationsgrundlage dabei, den Überblick zu behalten.

🔗 Schnittstellen für durchgängige digitale Prozesse

Bildungsträger arbeiten nicht nur mit internen Prozessen. Je nach Maßnahme und Anforderung müssen Informationen auch mit externen Systemen ausgetauscht werden.

stepnova unterstützt mit Schnittstellen wie EMAW und InGe (BAMF) dabei, den digitalen Datenaustausch mit externen Verfahren in den Arbeitsalltag einzubinden.

Auch hier geht es um dieselbe Herausforderung wie im vorherigen Beitrag:

Informationen sollen nicht unnötig mehrfach erfasst werden, sondern dort weiterverwendet werden können, wo sie benötigt werden.

💡 Was sich dadurch im Arbeitsalltag verändert

Die Lösung für verteilte Informationen besteht nicht darin, einfach noch ein weiteres System einzuführen.

Entscheidend ist, die Informationen und Prozesse miteinander zu verbinden.

Für Frau Fischer bedeutet das:

• einen besseren Überblick über die vorhandenen Informationen
• eine strukturierte Dokumentation
• wichtige Informationen für die tägliche Arbeit an einer zentralen Stelle

Für Herrn Kaya bedeutet das:

• weniger Suche nach Informationen
• strukturiertere Verwaltungsprozesse
• eine gemeinsame Grundlage für Berichte und Nachweise

Und für den gesamten Bildungsträger bedeutet es:

• weniger Doppelarbeit
• mehr Transparenz
• nachvollziehbarere Prozesse
• eine gemeinsame Informationsgrundlage

Kurz gesagt

stepnova bringt die Informationen und Prozesse zusammen, die im Arbeitsalltag von Bildungsträgern ohnehin miteinander verbunden sind.

Teilnehmerdaten, Dokumentationen, Förderplanung, Maßnahmen und weitere Prozesse können in einer gemeinsamen Arbeitsumgebung abgebildet und miteinander verknüpft werden.

So wird aus vielen einzelnen Informationsquellen eine strukturierte Grundlage für die tägliche Arbeit.

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