stepnova Hilfebereich

Ich hätte gerne eine Verknüpfung zu stepnova auf meinem Desktop.

Wechseln Sie über das grüne Blatt ins Hauptmenü und klicken Sie dann auf „Benutzereinstellungen“.

In den nun geöffneten Einstellungen können Sie hierfür das stepnova AddOn installieren bzw. über „aktualisieren“ das Icon neu auf dem Desktop ablegen.

 

Arbeite ich mit der neuesten Version?

Haben Sie ein Icon auf Ihrem Desktop, das stepnova ESR heißt?

Ja → Dann besitzen Sie die neueste Version.

Nein → Sie können die aktuelle Version entweder über https://stepnova.de/technik-support.html herunterladen oder auf die Webmaske www.stepnova.net gehen, es erscheint eine Meldung, die Sie bestätigen müssen, um das AddOn zu installieren.

 

Ich kann mich nicht mehr in stepnova einloggen. Ich bekomme die Meldung, dass mein Benutzer auf der Datenbank nicht bekannt ist.

Haben Sie das Passwort bereits 5x falsch eingegeben?

Falls das der Fall ist, wenden Sie sich bitte an einen Kollegen, der über administrative Rechte in den Personaldaten verfügt. Dieser kann dort das Benutzerkonto reaktivieren. Sollten Sie sich unsicher darüber sein, wer bei Ihnen in der Einrichtung über diese Rechte verfügt, wenden Sie sich gerne an uns.

Sie haben das Passwort noch nicht 5x falsch eingegeben?

Klicken Sie bitte auf „Kennwort vergessen“. Nun verschickt stepnova automatisch ein neues Kennwort an die in den Personaldaten für Sie hinterlegte E-Mail-Adresse. Sollte nicht die richtige E-Mail-Adresse hinterlegt sein, wenden Sie sich bitte an einen Kollegen, der über administrative Rechte in den Personaldaten verfügt. Sollten Sie sich unsicher darüber sein, wer bei Ihnen in der Einrichtung über diese Rechte verfügt, wenden Sie sich gerne an uns.

 

Ich kann meine Teilnehmer nicht sehen.

Ausgangssituation: Ich kann einen Teilnehmer nicht sehen, der aber auf der Datenbank sein sollte.

Mögliche Ursachen:

  • Fehlende Berechtigung für die Teilnehmer-Gruppe: Im Gruppeneditor müssen Berechtigungen auf die Teilnehmer-Gruppen gesetzt sein, die Sie sehen sollen.
    Lösung: Suchen Sie mit Ihrem Administrator/einer berechtigten Person die entsprechende Gruppe im Gruppeneditor heraus und schauen Sie auf das Register „Freigabe“, ob Ihr Name eingetragen ist.
  •  
  • Der Teilnehmer ist nicht in der Gruppe, für die Sie berechtigt sind:
    Lösung:
    Suchen Sie mit Ihrem Administrator/einer berechtigten Person die Gruppe „Alle Teilnehmer“. Hier müsste der Teilnehmer zu finden sein. Nun können Sie prüfen, ob dessen Merkmale genauso eingestellt sind, wie die der Teilnehmer, die Sie bereits sehen können. Vielleicht ist der Teilnehmer noch auf der Warteliste? Eventuell hat er mehrere eM@w-Verläufe? Oder die neue Maßnahme ist nicht als „Standardmaßnahme" gekennzeichnet? Im Gruppeneditor kann geprüft werden, welche Einstellungen als Filterkriterien für die Gruppe hinterlegt sind und diese mit den Merkmalen des Teilnehmers verglichen werden.
  •  
  • Es wurde noch keine Datenübernahme durchgeführt:
    Möglicherweise ist der Teilnehmer bereits über eM@w auf Ihre Datenbank geschickt worden, aber noch nicht als Datensatz übernommen worden.
    Lösung: Schauen Sie bitte im Nachrichtenbereich nach, ob für den Teilnehmer eine Kontaktanmeldung/ Anmeldung zur Maßnahme gekommen ist und führen Sie die Datenübernahme durch. Falls Sie nicht der Empfänger der Teilnehmerereignisse für diese Maßnahme sind, können Sie mit einem Kollegen (der den Produkteditor sehen kann) nachschauen, wer das ist. Hierfür ist im Produkteditor die Maßnahme anzuklicken, zur eM@w-Administration zu wechseln und im Akkordeon „Empfänger“ nachzuschauen.
  •  
  • Der Teilnehmer ist noch nicht auf der Datenbank, es kommt zu Unzustellbarkeiten:
    Lösung: Prüfen Sie mit dem Empfänger der Unzustellbarkeiten, ob für den Teilnehmer eine Unzustellbarkeit gekommen ist und korrigieren Sie ggf. die Empfangsdaten im Produkteditor. Falls Sie nicht der Empfänger der Unzustellbarkeits-Meldungen für diese Maßnahme sind, können Sie mit einem Kollegen (der den Produkteditor sehen kann) nachschauen, wer der Empfänger ist. Hierfür klicken Sie bitte im Produkteditor die entsprechende Maßnahme an, wechseln zur eM@w-Administration und schauen im Akkordeon „Empfangsdaten“ beim Behelfsempfänger nach. 

Tipp: Für die Fehlersuche benötigen Sie teilweise erweiterte Berechtigungen in stepnova. Falls Sie sich unsicher sind, wer in Ihrem Hause administrative Rechne besitzt, sprechen Sie uns gerne an.

 

Wo finde ich das D4-Formular (alt: D5-Formular)?

Hier finden Sie die Angaben zum D4-Formular „Erklärung zur Server- und Softwarelösung“ (alt: D5-Formular).

 

Wieso kann ich meine LuV nicht verschicken? Fehlermeldung zur digitalen Signatur.
Ausgangssituation 1: Ich erhalte eine Fehlermeldung, wenn ich versuche, eine LuV oder eine Monatsabrechnung (AGH-Maßnahmen) zu verschicken.
 
Ausgangssituation 2: Es fällt in der täglichen Arbeit auf, dass die digitale Signatur bald ausläuft.
 
Erklärung: Die digitale Signatur zum verschlüsselten Austausch der Dateien (zum Beispiel die LuV, die als PDF versendet wird) mit der Bundesagentur ist 12 Montate gültig.
 
Tipp: Ein Kalendereintrag für das nächste Jahr erinnert Sie rechtzeitig an die Erneuerung der Signatur!
 
Vorgehen:

Wie beantrage ich eine digitale Signatur?

  1. Wenn Sie bereits im Vorjahr die Signatur beantragt haben, rufen Sie beim UHD der Bundesagentur in Nürnberg an und beantragen eine Verlängerung (es wird keine neue 16 stellige PIN benötigt).
  2. Haben sich die Kontaktdaten geändert, d.h. jemand anders beantragt die digitale Signatur, wird eine neue Signatur (inkl. neuem PIN-Brief) verschickt.
  3. Sie bekommen per E-Mail die digitale Signaturdatei zugeschickt.
  4. Falls eine neue Signatur beantragt wurde, kommt die zugehörige PIN per Post.

Tipp: Tel. des UHD: 0911/424221, E-Mail: uhdba.anfragen@arbeitsagentur.de

 

Wie binde ich eine digitale Signatur in stepnova ein?

Voraussetzung: Sie haben die Berechtigung im Produkteditor Änderungen vornehmen zu können

  1. Speichern Sie die Datei mit der Endung *.p12 aus der E-Mail zwischen, z.B. auf dem Desktop.
  2. Öffnen Sie den Produkteditor und wählen Sie ggf. die Ebene „Kunde“ aus.
  3. Wechseln Sie auf der linken Seite zum Register „eM@w-Administration“, und dann zum Akkordeon „digitale Signatur“.
  4. Variante 1: neue Signatur, neue PIN
    1. Klicken Sie auf „Neu“, „digitale Signatur“
    2. Geben Sie die PIN ein
    3. Öffnen Sie über „Durchsuchen“ die soeben zwischengespeicherte Datei.
    4. Wurde die PIN korrekt eingegeben, wird jetzt der neue Gültigkeitszeitraum angezeigt.
    5. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die die Signatur-Datei verschickt wurde.
    6. Vergessen Sie nicht zu speichern.
  5. Variante 2: Verlängerung der bestehenden Signatur
    1. Rufen Sie den bestehenden Eintrag, der gerade ausgelaufen ist, mit einem Doppelklick auf.
    2. Öffnen Sie über„Durchsuchen“ die soeben zwischengespeicherte Datei.
    3. Ist die PIN noch gültig, wird jetzt der neue Gültigkeitszeitraum angezeigt.
    4. Vergessen Sie nicht zu speichern.
Tipp: Die Signaturdatei (Endung *.p12) hat automatisch den Gültigkeitszeitraum integriert. Dieser wird beim Öffnen angezeigt, wenn die PIN korrekt eingegeben wurde. Falsche oder ungültige Einträge werden vor dem Speichern rot hinterlegt.

 

In der LuV wird der falsche Betreuer angezeigt.

Die LuV gibt immer den Standardbetreuer aus. Wechseln Sie in den Arbeitsbereich „Teilnehmerdaten“ und aktualisieren Sie in der Registerseite „Betreuung“ den Standard-Betreuer (Haken bei StandardbetreuerIn muss gesetzt sein). Betreuer können über die Funktion „übertragen auf“ komfortabel auf alle oder einzelne Teilnehmer einer Gruppe übertragen werden.

 

In der LuV wird eine falsche Telefonnummer angezeigt.

Die Telefonnummer Ihrer Ansprechpartner ist im Bereich „Kontaktarchiv“ am Kontakt hinterlegt. Wählen Sie hierfür den jeweiligen Kontakt (zum Beispiel den Eintrag für Ihre Einrichtung, der mit dem Kontakttypen „Kundenkontakt“ versehen ist), wechseln Sie auf das Akkordeon „Ansprechpartner“ und rufen Sie mit einem Doppelklick auf den Ansprechpartner die Eingabemaske zur Änderung der Telefonnummer auf.

 

Der Ausbildungsberuf taucht nicht in der LuV auf.

Im Arbeitsbereich „Beruf“ muss das Ausbildungsverhältnis hinterlegt sein. Dies wird allerdings auch nur in der LuV angezeigt, wenn das heutige Datum innerhalb des Zeitraums der Ausbildung liegt.

 

Bei Datenübernahme (DÜ) der Anmeldung kann kein Kontakt für den Auftraggeber ausgewählt werden.

Ausgangssituation 1: Bei der Datenübernahme kann ich als Kontakt nicht das Jobcenter/ die Arbeitsagentur auswählen.

Ausgangssituation 2: Ich sehe keine Kontakte, wenn ich mich im Kontaktarchiv befinde.

Ausgangssituation 3: Ich kann mich in den TN-Daten nicht als Betreuer anlegen.

Erklärung: Es muss im Gruppeneditor auf den entsprechenden Kontaktgruppen/ oder auf dem Ordner „Kontakte“ eine Freigabe für denjenigen Mitarbeiter gesetzt sein, der in den Dialogen auf die Betriebe, Auftraggeber etc. zugreifen soll.

Voraussetzung: Der Mitarbeiter, der Sie freischalten soll, benötigt Berechtigungen im Gruppeneditor.

Vorgehen:

  1. Wählen Sie im Gruppeneditor die entsprechende Gruppe (zum Beispiel für Kontakte) aus. Sie können auch Freigaben für ganze Ordner vergeben.
  2. Wechseln Sie zum Register „Freigabe“. Hier sollte der Name des Kollegen auftauchen, der die Freigabe benötigt.
  3. Über „Neu“ - „Freigabe“ können Sie den Kollegen hinzufügen, falls er/sie dort noch nicht aufgelistet ist.
  4. Vergessen Sie bitte nicht zu speichern.

 

stepnova ist zu klein oder zu groß dargestellt.

Über das Drücken der Tastenkombination STRG +/ STRG - (Steuerung gedrückt halten, dann Pluszeichen oder Minuszeichen drücken) lässt sich die Darstellung von stepnova in der Größe individuell anpassen. Mit STRG 0 kehrt man zur Grund-Einstellung zurück.

Tipp: In den meisten Feldern, in denen Sie in stepnova viel Text dokumentieren können, ist es möglich, eine vergrößerte Ansicht zu öffnen, um Ihnen die Arbeit zu erleichtern. Drücken Sie hierfür Shift und F5 während der Cursor sich in dem Feld befindet.

 

Wie lösche ich einen Teilnehmer aus der Datenbank?

Das geht nur im Arbeitsbereich „Teilnehmerdaten“, wenn die Registerseite „Maßnahme“ angewählt ist.

Wenn hier die Mülltonne grau ist, bzw. beim Klick auf die Mülltonne „Teilnehmer“ nicht zur Verfügung steht, wenden Sie sich an Ihren Administrator. Dieser kann entweder die Löschung für Sie vornehmen oder Ihnen ggf. das Recht zur Löschung von Teilnehmern geben.

Achtung: Die Teilnehmer-Löschung von der Datenbank ist endgültig. Wenn Sie nach dem Löschen feststellen, dass die Daten des Teilnehmers doch noch benötigt werden, können wir Ihnen diese nur kostenpflichtig aus der Datensicherung wiederherstellen.

 

Wie bearbeite ich die Anwesenheiten nachträglich?

Seit letztem Jahr hat die Bundesagentur für Arbeit dafür Korrektur-Ereignisse eingeführt, die man über eM@w verschicken kann. Allerding ist (meist ab dem 8. Tag des Folgemonats) eine Sperre eingestellt, sodass diese erst bewusst entfernt werden muss, um die Anwesenheiten nachträglich zu ändern.

Die Sperre heben Sie folgendermaßen auf: 

  • Gehen Sie in den Produkteditor
  • Schauen Sie im Produkteditor, welcher Produkttyp bei der zu korrigierenden Maßnahme gewählt wurde
  • Wechseln Sie in die Administration
  • Klicken Sie rechts oben auf Produktebene
  • Wählen Sie den zu korrigierenden Produkttypen aus
  • Klicken Sie in der Themeninsel Adminbereiche den AB Anwesenheit an
  • Fahren Sie die Themeninsel aus, um die Tabelle Sonstiges leichter erreichen zu können
  • In der Tabelle Sonstiges können Sie die Sperre entfernen

Nun können Sie am Teilnehmer im Arbeitsbereich Anwesenheiten die Kürzel anpassen und über den Arbeitsbereich eM@w die Anwesenheit für den betreffenden Monat mit dem Korrektur-K verschicken. Sofern gewünscht, kann zum Schluss die Sperre wieder zurück gestellt werden.

 

Bei der Beanstandung meiner Monatsabrechnung (AGH Maßnahmen) übernimmt stepnova meine Änderungen nicht.

Es werden bei der Korrektur einer Monatsabrechnung nur die Angaben mitgeschickt, die zuvor auch beanstandet wurden. Welche Angaben genau beanstandet wurden, sehen Sie im PDF der Beanstandung an der roten Markierung.

 

Wie kann ich in stepnova eine neue Maßnahme anlegen?

Ausgangssituation 1: Sie möchten eine neue Maßnahme/ ein neues Projekt (in stepnova: ein neues Produkt) anlegen.

Ausgangssituation 2: Sie haben eine ungefähr so lautende E-Mail von der zuständigen Agentur bekommen: 

„Sehr geehrte Damen und Herren, für die o.g. Maßnahme soll eine Datenübermittlung im Rahmen der elektronischen Maßnahmeabwicklung (eM@w) durchgeführt werden. Für die eM@w-Anbindung wurde von uns folgender Provider zugewiesen:
Firmenname: ergovia GmbH
Ort: Kiel
Ihre Maßnahmereferenznummer lautet: xxx
Bitte informieren Sie den Provider über die Registrierung.
Mit freundlichen Grüßen...“

Tipp: Wenn die Empfangsdaten bereits in stepnova hinterlegt wurden, braucht an dieser Stelle nichts mehr unternommen werden.

ACHTUNG: Wenn die Maßnahme in Bietergemeinschaft durchgeführt wird und entweder der Hauptbieter oder einer der Nebenbieter nicht mit stepnova arbeitet, dann wenden Sie sich bitte an unseren Support!

Voraussetzung: Zum Anlegen neuer Maßnahmen/ Projekte (in stepnova: Produkte) brauchen Sie Berechtigungen im Produkteditor. Handelt es sich um eine eM@w-Maßnahme, sollte außerdem eine (neue) Maßnahmereferenznummer (MRN) vorliegen.

Vorgehen:

  1. Öffnen Sie den Produkteditor.
  2. Über „Neu“ - „Produkt“ können Sie die Maske für eine neue Maßnahme öffnen.
  3. Wird die Maßnahme über eM@w abgewickelt, muss der entsprechende Haken gesetzt werden.
  4. Wählen Sie nun den passenden Produkttyp aus, dieser sollte zu dem Verfahrenszweig passen, der Ihnen mit der MRN mitgeteilt wurde.
  5. Nehmen Sie weitere optionale Einstellungen vor (z. B. Zeitraum für die Abrechnung der Fahrtkosten, Frist zur TN-Löschung) und benennen Sie die Maßnahme Ihren Gegebenheiten entsprechend.
  6. Vergessen Sie bitte nicht zu speichern.
  7. Wechseln Sie zum nun erscheinenden Register „eM@w-Administration“.
  8. Akkordeon „Empfangsdaten“: „Neu“- „Empfangsdaten“: hier die MRN eingeben und einen Behelfsempfänger eintragen
  9. ACHTUNG: Wenn die Maßnahme in Bietergemeinschaft durchgeführt wird, wenden Sie sich bitte an unseren Support!
  10. Vergessen Sie bitte nicht zu speichern.
  11. Akkordeon „Empfänger“: ggf. „Neu“ - „Empfänger“ „Teilnehmerereignisse“/ „Trägerereignisse“
  12. Vergessen Sie bitte nicht zu speichern.

Optional:

  1. An dieser Stelle lohnt es sich manchmal, einen Blick auf das Akkordeon „digitale Signatur“ zu werfen und zu prüfen, wann Ihre digitale Signatur ausläuft.
  2. Ggf. möchten Sie im Gruppeneditor noch passende Gruppen anlegen, um die Teilnehmer der Maßnahme zu gruppieren.

Ausfülltipps für Empfänger/ Empfangsdaten

Behelfsempfänger: Sollte kein Empfänger hinterlegt sein, bekommt der Behelfsempfäger sowohl die Ereignisse als auch die Unzustellbarkeiten bei Übermittlungsproblemenübermittelt.

Empfänger Teilnehmerereignisse: Anmeldung, Mitteilungen zum Teilnehmer etc.

Empfänger Trägerereignisse: Das Jobcenter hat z.B. die Teilnehmerzahl erhöht; hier kann auch eine Mail-Adresse hinterlegt werden, wenn derjenige nicht in stepnova arbeitet.

 

Archivierung von Dokumenten: Meine Dokumente werden nicht im Dokumentenarchiv gespeichert und es erscheinen Synchronisierungsfehler beim Beenden von stepnova.

Erklärung: Dieses Verhalten tritt in der Konstellation nur dann auf, wenn Sie in den Datenschutzeinstellungen das Anlegen einer Chronik abgeschaltet haben - diese Funktion wird jedoch für die Synchronisation von Dokumenten mit dem Dokumentenarchiv benötigt. Zudem muss das stepnova AddOn installiert sein, damit das Dokumentenarchiv genutzt werden kann. Ob das AddOn installiert ist, können Sie z.B. erkennen, wenn Sie im Hauptmenü den Punkt „Benutzer wechseln“ anschauen. Ist dieser ausgegraut, ist das AddOn nicht installiert.

Wie stelle ich die Funktion wieder an?

Bitte begeben Sie sich zu Firefox rechts oben in die Einstellungen, wechseln in die Rubrik „Datenschutz“ und schauen unter Chronik, ob dort eingestellt ist: „Firefox wird eine Chronik anlegen“.

Wie installiere ich das AddOn?

Sie haben 3 Möglichkeiten:

  1. Sie können die aktuelle Version über https://stepnova.de/technik-support.html herunterladen.
  2. Sie können auf die Webmaske www.stepnova.net gehen, es erscheint eine Meldung, die Sie bestätigen, um das AddOn zu installieren.
  3. Wechseln Sie über das grüne Blatt ins Hauptmenü und klicken Sie dann auf „Benutzereinstellungen“. In den nun geöffneten Einstellungen können Sie das stepnova AddOn installieren.

Ich möchte aus Datenschutz-Gründen den Firefox restriktiver einstellen, geht das?

Wird die Firefox Chronik nach „benutzerdefinierten Einstellungen“ angelegt, ist das Setzen folgender Einstellungen möglich und mit dem stepnova/stepfolio Addon funktional:

Chronik

( ) Immer den privaten Modus verwenden

( ) Besuchte Seiten und Download-Chronik speichern

( x ) Eingegebene Suchbegriffe und Formulardaten speichern

( x ) Cookies akzeptieren (Cookies von Drittanbietern akzeptieren: nie; Behalten, bis sie nicht mehr gültig sind)

( x ) Die Chronik löschen, wenn Firefox geschlossen wird.

 

Bei der Austrittsmeldung eines Teilnehmers erscheint der Hinweis, das für den aktuellen Monat keine Anwesenheit übermittelt wird.

Das ist so korrekt. Die Meldung erscheint nur dann, wenn der letzte Tag des Teilnehmers im vorherigen Monat war. Damit ist der aktuelle Monat irrelevant.

 

Konnten wir Ihnen schon helfen?

Ein guter Hilfebereich kann zwar viele, aber lange nicht alle Fragen beantworten. Für alles, was diese Seite nicht klären kann, gibt es unseren freundlichen Service. Denn manchmal ist persönlicher Kontakt nicht zu ersetzen!