Digitale Signatur
für Bildungsträger
Dokumente direkt in stepnova
digital unterschreiben
Kennen Sie das auch?
Dokumente müssen ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt werden
Fehlende Unterschriften verzögern den Start von Maßnahmen
Sie wissen nicht genau, wer bereits unterschrieben hat
Dokumente liegen in verschiedenen Versionen vor
Der Verwaltungsaufwand für Unterschriften ist hoch
Sie verbringen viel Zeit mit organisatorischen statt fachlichen Aufgaben
Wir haben die Lösung: Digitale Signatur in stepnova
Mit der Digitalen Signatur in stepnova können Sie Dokumente direkt im System elektronisch unterschreiben lassen – einfach, schnell und ohne Umwege. Der gesamte Prozess, von der Erstellung über die Signaturanfrage bis zur Ablage, findet in Ihrer gewohnten Arbeitsumgebung statt.
So sind Sie nicht mehr auf Papierprozesse angewiesen und behalten jederzeit den Überblick über den Status Ihrer Dokumente. Ab jetzt können Sie:
- Dokumente direkt digital versenden – ohne Drucken, Scannen oder Hochladen
- Unterschriften ortsunabhängig einholen und Prozesse deutlich beschleunigen
- Unterschriebene Dokumente automatisch im Teilnehmerarchiv ablegen
- Jederzeit den aktuellen Status aller Signaturen einsehen
- Den manuellen Aufwand im Arbeitsalltag spürbar reduzieren
- Sich wieder stärker auf Ihre Teilnehmenden konzentrieren
So funktioniert die Digitale Signatur in stepnova
Mit der Digitalen Signatur in stepnova integrieren Sie den gesamten Unterschriftenprozess in Ihre bestehende Dokumentation. Dokumente werden erstellt, versendet, unterschrieben und automatisch archiviert – ohne Systemwechsel.
Schritt 1: Dokument vorbereiten
- Dokumente auswählen
- Für die Signatur vorbereiten
- Signaturfelder platzieren - mit dem integrierten Place-it Tool
Schritt 2: Signatur anfordern
- Dokument wie gewohnt über die Ausgabe aufrufen
- Inhalte und Empfänger über die Vorschau prüfen
- Signaturanfrage versenden
Schritt 3: Status verfolgen
- Echtzeit-Status einsehen
- Jederzeit auf dem aktuellen Stand sein
Schritt 4: Signatur archivieren
- Automatische Ablage im Teilnehmer nach dem Versand
- Benachrichtigung bei erfolgter Signatur
Sie haben Interesse an der Digitalen Signatur? Wir beraten gerne: 0431 / 982 60 60
Ihre Vorteile mit der Digitalen Signatur
Schnellere Prozesse: Keine Papierwege und weniger manuelle Zwischenschritte.
Weniger Verwaltungsaufwand: Dokumente müssen nicht mehrfach erstellt, versendet oder abgelegt werden.
Mehr Transparenz: Der Status von Signaturen bleibt jederzeit nachvollziehbar.
Automatische Ablage: Unterschriebene Dokumente werden direkt im Teilnehmerarchiv gespeichert.
Keine Medienbrüche: Der gesamte Prozess läuft digital und ohne Wechsel zwischen verschiedenen Systemen.
Mehr Zeit für Teilnehmende: Weniger Administration bedeutet mehr Zeit für die eigentliche Arbeit mit den Teilnehmenden.
Einsatzbereiche der Digitalen Signatur
Für diese Maßnahmen:
- AVGS-Maßnahmen
- AGH (Arbeitsgelegenheiten)
- BAMF-Kurse
- BvB und BaE
- AsA flex
- Reha- und Integrationsmaßnahmen
- Eingangsverfahren und Berufsbildungsbereich (EV/BBB) der WfbM
- …uvm.
Für diese Dokumenttypen:
- Teilnahmevereinbarungen
- Förderpläne
- Zielvereinbarungen
- Einwilligungen
- Dokumentationen
- ... uvm.
Sicherheit & Nachvollziehbarkeit
- Strukturierter und transparenter Dokumentationsprozess
- Verschlüsselte Übertragung und Speicherung
- Nachvollziehbare Dokumentenhistorie
- Integration in den bestehenden Workflow
FAQs / Häufige Fragen zur Digitalen Signatur
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Was ist die Digitale Signatur in stepnova?
Die Integration der Digitalen Signatur in stepnova ermöglicht es Ihnen, Dokumente ohne Medienbrüche zu versenden und unterzeichnen zu lassen. Legen Sie die Empfänger der Signaturanfragen gezielt fest und behalten Sie den Fortschritt jederzeit im Blick – dank einer transparenten Echtzeit-Statusanzeige pro Dokument. Nach erfolgreicher Unterzeichnung werden die Dokumente automatisch und revisionssicher im Dokumentenarchiv des Teilnehmers abgelegt. So schaffen Sie nicht nur mehr Effizienz, sondern auch maximale Transparenz und Sicherheit in Ihren digitalen Prozessen.
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Welche Dokumente können unterschrieben werden?
Grundsätzlich können alle Dokumente, die Sie als Word oder PDF in stepnova hochladen, digital zur Unterschrift versendet werden. Dazu gehören beispielsweise Verträge, Einwilligungserklärungen, Teilnahmevereinbarungen, Datenschutzdokumente oder andere unterzeichnungspflichtige Unterlagen.
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Ist die Digitale Signatur rechtssicher?
Ja. In stepnova werden Dokumente mit einer einfachen elektronischen Signatur unterzeichnet. Diese eignet sich für viele Anwendungsfälle im Geschäfts- und Verwaltungsalltag, beispielsweise Einwilligungserklärungen, Teilnahmevereinbarungen oder interne Dokumente.
Während des gesamten Signaturprozesses werden die Daten sicher übertragen und gespeichert. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS 1.2+ bzw. mTLS für Service-Kommunikation), und die Dokumente werden im Ruhezustand mit AES-256 verschlüsselt gespeichert. Darüber hinaus werden die Signaturvorgänge nachvollziehbar dokumentiert.
Bitte beachten Sie, dass für bestimmte Dokumente mit besonders hohen gesetzlichen Anforderungen unter Umständen eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur erforderlich sein kann.
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Mein Dokument muss an mehreren Stellen unterschrieben werden - ist das mit der Digitalen Signatur in stepnova möglich?
Über das Place-it Tool können Sie ganz einfach Unterschriftenfelder in Ihr Dokument einfügen, Sie entscheiden selber, wie viele Unterschriften in dem Dokument platziert werden sollen und wo.
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Für wen eignet sich die Digitale Signatur?
Die Digitale Signatur eignet sich für alle Organisationen, die Dokumente schnell, sicher und papierlos unterzeichnen lassen möchten. Besonders profitieren Bildungsträger, Weiterbildungseinrichtungen und Werkstätten, die regelmäßig Verträge, Einverständniserklärungen oder andere Dokumente zur Unterschrift versenden und ihre Verwaltungsprozesse digitalisieren möchten.
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Kann ich die Größe des Signaturfelds selbst bestimmen?
Ja! Mit dem Place-it Tool können Sie die Unterschriftenfelder in Ihrem Dokument bewegen und die Größe bestimmen.
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Was wird benötigt, um das Dokument unterschreiben zu können?
Sie können die E-Mail über Ihren PC/Laptop öffnen und unterzeichnen oder auch über Ihr mobiles Endgerät, also Tablet oder Smartphone, und das Dokument darüber unterzeichnen.
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Wie erfahre ich als Coach, dass mein Dokument fertig unterzeichnet ist? Gibt es eine Benachrichtigung?
Sie bekommen in stepnova eine Nachricht, wenn das Dokument vollständig unterschrieben wurde.
Rufen Sie uns gleich an: 0431 / 982 60 60
oder schicken Sie uns eine E-Mail: interesse@ergovia.de
Wir freuen uns auf den Austausch mit Ihnen!
